Nawet jeśli w naszym życiu work-life balance ma się bardzo dobrze, to może zdarzyć się sytuacja, gdy zalogowanie się w domu do poczty firmowej będzie konieczne. Mając na uwadze bezpieczeństwo i ochronę danych firmowych musimy zrobić to bezpiecznie bez najmniejszego narażenia firmę na utratę poufnych informacji. Jak tego dokonać?
G Suite czyli Gmail dla firm
Odpowiedzią na powyższe pytanie jest po prostu pakiet G Suite czyli Gmail dla firm. Nie rozwodząc się za bardzo postaram się w kilku słowach opowiedzieć czym jest ta usługa.
Otóż G Suite to dedykowany pakiet aplikacji dla firm stworzonych przez Google. Znajdziemy tam wszystkie niezbędne programy, które wykorzystuje już ponad 5 milionów firm na całym świecie. Przykładowe z nich to: Arkusze Kalkulacyjne, Dokumenty, Formularze, Prezentacje oraz Dysk na którym możemy przechowywać najróżniejsze plik i dane.
Gmail dla firm pozwala na logowanie się z domu, dlatego iż aplikacja działa w pełni online i umożliwia dostęp do firmowych maili w dowolnej chwili z wybranego przez nas miejsca. O czym warto pamiętać logując się do firmowego maila z domu?
Dwuetapowa weryfikacja w Gmailu
Nawet jeśli Google zapewnia nas, że wszystkie dane są w pełni bezpieczne to nie możemy popełnić najmniejszego błędu, który może być punktem zaczepienia dla hackera. Tutaj z pomocą przychodzi dwuetapowa weryfikacja którą umożliwiają telefony, klucze yubico lub inne tego typu rozwiązania. Najbezpieczniejszym z nich, który może uchronić naszą firmę przed phishingiem jest oczywiście zastosowanie kluczy do dwuetapowej weryfikacji U2F np. Yubico.
W zależności od ustawień wprowadzonych przez administratora, konieczne może być użycie klucza przy każdym logowaniu lub tylko, gdy zmieniamy urządzenie, przeglądarkę w których chcemy zalogować się do naszej poczty firmowej. Dodatkowo administrator może ustawić wymuszenie logowania np. co 2 tygodnie. Tego typu rozwiązanie zwiększa bezpieczeństwo naszych danych oraz procesu logowania. Jak zapewnia Google, skuteczność takich kluczy jest bardzo duża i nie doszło do wycieku danych podczas trwających testów z Titan Security Key wśród pracowników Google.
Praca Offline
Kolejną bardzo ważną zaletą pakietu G Suite jest również praca offline. Jeśli oprócz poczty chcemy dokonać zmian w pliku np. wypełnić arkusz kalkulacyjny, a nie mamy połączenia z internetem to funkcja Offline pozwala na pracę bez konieczności dostępu do Internetu. Opcja ta możliwa jest dla wszystkich rodzajów plików, które są edytowalne w ramach takich aplikacji jak np. Dokumenty, Arkusze, Prezentacje czy Formularze. Wystarczy, by administrator włączył funkcję w konsoli administracyjnej, a my możemy śmiało pracować bez najmniejszych ograniczeń. Po ponownym podłączeniu urządzenia do sieci, wszystkie dane zostaną zaktualizowane w dokumentach nad którymi pracowaliśmy.
Mam nadzieję, że od teraz praca z domu będzie dla Ciebie łatwiejsza a samo logowanie się i sprawdzanie poczty firmowej nie będzie sprawiać najmniejszych problemów.
Jeśli chcesz przetestować rozwiązanie jakim jest Gmail dla firm warto zgłosić się do partnera Google, który odpowiada za przeprowadzenie 30 dniowych testów, pomoc w migracji danych oraz obsługę posprzedażową. Największym w Polsce jest Fly On The Cloud który oprócz usługi oferuje również wdrożenie i migrację oraz przeszkolenie pracowników.
